Klein, aber fein: die E-Mail – und was Sie hierbei alles beachten sollten

Als Meilenstein der Kommunikation wurde die E-Mail gefeiert, als ebenso zeitsparende wie praktische Erfindung. Doch praktisch seit ihrer Erfindung wurde die E-Mail zugleich auch als größter Zeitfresser unseres Büroalltags gebrandmarkt. Und das hat sich – ganz ehrlich – bis heute auch nicht geändert.

Praktische Vorteile versus Zeitklau

Nutzen Sie die praktischen Vorteile und sperren Sie die Zeitdiebe ein! Sie müssen sich nur vorstellen, wie viel Zeit die Er- und Zustellung eines Briefs und selbst eines Faxes in Anspruch nehmen würde. Wie viel schneller ist da die elektronische Post! Auf der Kehrseite steht die Flut von Nachrichten, die sich mehrmals täglich in Ihrem virtuellen Postfach sammelt.


Was Sie brauchen, ist ein effizientes E-Mail-Management. Effizient arbeiten bedeutet in diesem Zusammenhang: Sie sollten mit möglichst geringem Aufwand an Zeit (und Nerven) den größtmöglichen Nutzen aus der schnellen Übermittlungsmöglichkeit ziehen.

Wie Sie Ihre elektronische Post schneller bearbeiten

Mit 7 Maßnahmen, die allesamt keinen großen Aufwand bereiten, kanalisieren Sie die tägliche E-Mail-Flut.

 

  1. Schalten Sie die automatische Überprüfung neuer E-Mails aus, wenn Sie gerade konzentriert eine umfangreiche Aufgabe erledigen müssen.

  2. Leeren Sie konsequent den Posteingang. Sie verlieren Zeit, weil Sie alte Nachrichten anschauen und E-Mails ein zweites und ein drittes Mal lesen.

  3. Sind Sie länger nicht erreichbar, sollten die Absender von E-Mails von Ihnen automatisch eine Abwesenheitsnotiz erhalten.

  4. Nutzen Sie Filter- und Regelfunktionen: Alle E-Mails werden automatisch sortiert, sobald sie angekommen sind.

  5. Legen Sie wichtige, aber nicht dringend E-Mails in einen "Lesen"-Ordner und reservieren sich Zeit, um diese später zu lesen.

  6. Löschen Sie alle unerwünschten E-Mails immer sofort.

  7. Nutzen Sie die Verteiler-Funktion: Damit können Sie an eine Gruppe von Empfängern zur gleichen Zeit senden. So vergessen Sie niemanden.

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4 Regeln für E-Mails, die gelesen werden

Als Schreiber(in) einer E-Mail haben Sie nicht das primäre Interesse, die Nachricht möglichst rasch zu bearbeiten. Vielmehr möchten Sie als Sender, dass Ihre E-Mail auf jeden Fall gelesen und möglichst auch beantwortet wird.

 

4 Schritte bringen Sie auf diesem Weg entscheidend voran:

 

  1. Geben Sie stets einen Betreff an. Tun Sie das nicht, trifft Ihre Mail mit dem automatischen Betreff "no subject" ein. Wer kann damit etwas anfangen?

  2. Lassen Sie in einer direkten Antwort den ursprünglichen Betreff stehen. Drücken Sie als einfach den Antwortknopf. Das Programm setzt ein "Re:" oder "AW:" ein, und der Empfänger weiß, dass ihm geantwortet wird. 

  3. Erweitern Sie den alten Betreff ab der zweiten Antwort: Statt Endlosketten mit "Re:" oder "AW:" zu bilden - Beispiel: "Re:AW:Re: Angebot" - erweitern Sie den Betreff, solange es um dasselbe Thema geht: "Angebot angenommen".

  4. Wählen Sie einen neuen Betreff, sobald es um ein neues Thema geht. Wenn Sie dieses anschneiden, ändern Sie auch den Betreff entsprechend. Beispiel: "Noch eine Frage: Haben Sie neue Produkte in Ihrem Sortiment?"

 

Je individueller Ihre E-Mail aussieht ...

 

... desto eher erhalten Sie eine Antwort: Das haben Forscher der israelischen Universität Haifa bewiesen. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail-Anfrage ignoriert wird, steigt mit zunehmender Zahl der Empfänger.


Die Forscher hatten eine E-Mail an 240 Wissenschaftler versandt mit der Frage, ob ihre Universität eine biologische Fakultät habe. Um die Anfrage möglichst echt erscheinen zu lassen, stand sogar der Name einer Studentin im Absenderfeld. Die erste Gruppe der Empfänger sah nur sich selbst als Adressat. Die zweite Gruppe sah dagegen noch 4 weitere Namen im Empfängerfeld.


Das Ergebnis war eindeutig: Zwei Drittel der Personen, die glaubten, alleiniger Empfänger der E-Mail zu sein, antworteten auch persönlich. Immerhin ein Drittel dieser Gruppe lieferte sogar weitere Angaben und nützliche Zusatzinformationen. Im Gegensatz dazu beantwortete nur die Hälfte der zweiten Gruppe die Anfrage - und nur 16 % machten nützliche Angaben.

Höftlichkeit gehört auch zu den E-Mail-Regeln

Auch wenn Sie dieses Wort in den E-Mail-Regeln der DIN 5008 vergeblich suchen: Höflichkeit sollte fester Bestandteil einer jeden E-Mail sein.

 

  • Bevor Sie auf eine erhaltene Nachricht antworten, verschaffen Sie sich einen Überblick über alle eingetroffenen Mails. Wie oft kommt es vor, dass Absender eine zweite E-Mail schicken, in der sie mitteilen, dass sich die Angelegenheit der zuerst Versandten bereits erledigt hat!
  • Ebenfalls vorm Versenden sollten Sie die Adresse Ihres Empfängers sorgfältig überprüfen. Sie wollen schließlich auch nicht mit fehlgeleiteten Mails Ihnen unbekannter Absender überschwemmt werden!
  • Versenden Sie keine Mails mit zig Co-Empfängern im cc. Löschen Sie gegebenenfalls alle Kopieempfänger, bevor Sie auf eine Nachricht antworten. Nur wenn Sie bewusst an mehrere Emfänger schreben, die alle voneinander wissen sollten, verwenden Sie die cc-Funktion. Andernfalls nutzen Sie diebcc-Funktion!
  • Vergessen Sie nicht, im Betreff kurz den Inhalt Ihrer E-Mail zusammenzufassen! Rücksichtsvoll wäre es, die Bezeichnung (sehr lang) im Betreff anfügen, falls Sie eine E-Mail mit mehr als 100 Zeilen versenden.
  • Was in der brieflichen Korrespondenz gute Sitte ist, bleibt auch als E-Mail Regel bestehen: Anrede und Gruß müssen sein! "Guten Tag" oder "Hallo" sind ebenso unerlässlich wie "Freundliche Grüße" am Schluß. Ausnahme: Sie tauschen mit den gleichen Freunden am gleichen Tag mehrmals E-Mails aus.
  • Auch für die Anrede gibt es feste E-Mail Regeln: Wer im Alltag von Ihnen gesiezt wird, möchte auch in der elektronischen Korrespondenz nicht geduzt werden. Erstellen Sie deshalb bei einer Nachricht an gute Freunde und entfernte Bekannte bei gleichem Inhalt zwei Varianten: eine E-Mail mit Du-Anrede und eine andere E-Mail mit Sie-Anrede.
  • Eigentlich eine Selbstverständlichkeit - doch anscheinend nicht für jeden Teilnehmer am E-Mail-Verkehr: Vermeiden Sie die ausschließliche Kleinschreiberei! Sie strengt den Empfänger nur unnötig an. Rechtschreibregeln zählen auch zu den E-Mail-Regeln!
  • Zu jeder E-Mail gehört als Abschluss die Signatur. Als Standardangaben enthält sie Ihren Absender, Ihre Anschrift, Telefon- und Faxnummern sowie Ihre Internet-Homepage und natürlich Ihre E-Mail-Adresse.

Gilt die DIN 5008 auch für E-Mails?

Damit wären wir bei den Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung, kurz: DIN 5008, angelangt. Gelten die auch in E-Mails? Diese Frage lässt sich am besten mit einer Faustregel beantworten: Da Sie auch in Ihrer elektronischen Post Text verarbeiten, sollten Sie die Regeln der DIN 5008 überall da anwenden, wo sie sinnvoll sind und Ihre Texte übersichtlicher machen.

 

Seit einigen Jahren geht die DIN 5008 bei ihren Empfehlungen ausdrücklich auf das Verfassen von E-Mails ein. Das ist durchaus sinnvoll, denn eine einheitliche Schreibweise in Ihren E-Mails vermittelt dem Empfänger einen professionellen Eindruck!

 

Beherzigen Sie auf jeden Fall folgende Empfehlungen der DIN 5008:

 

  • Berücksichtigen Sie die wichtigs­ten Zeilenabstände und empfohle­nen Zeilenschaltungen: Machen Sie Absätze, um Sinnein­heiten zu kennzeichnen.
  • Schreiben Sie das Datum nach DIN: Denken Sie daran, es im Fließtext alphanumerisch zu schrei­ben, beispielsweise: "26. Mai 20xx". Das ist auch für E-Mails die eleganteste Lösung.
  • Lassen Sie eine Leerzeile nach der Anrede. Das kennt der Betrachter vom Brief und will es auch der Klarheit halber in der E-Mail sehen. Lassen Sie eine Leerzeile zwischen der letzten Zeile der E-Mail und der Grußformel.
  • Gliedern Sie Zahlen: Schreiben Sie Telefon- sowie Kontonummern und andere Zahlen nach DIN. So bleibt Ihre E-Mail übersichtlich.
  • Schreiben Sie im Fließtext ohne Worttrennungen schreiben. Abschnitte und Absätze werden in E-Mails genauso dargestellt wie in herkömmlichen Briefen.
  • Der Abschluss erfolgt in der Regel mit der "Signatur": Gruß, Firmenname, Vor- und Zuname des Absenders, Funktion und Titel des Absenders, Postadresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Internet-Adresse, gegebenenfalls der Link zum Profil in einem sozialen Netzwerk (falls Ihre Firma einen Twitter- oder Facebook-Account betreibt).

Absenderangaben in E-Mails aus juristischer Sicht

Denken Sie daran, dass E-Mails rechtlich gesehen nichts anderes als Geschäftsbriefe sind. Für eingetragene Unternehmen gelten genaue Vorschriften, welche Angaben ins Impressum gehören.

 

Mit diesen Maßnahmen sind Sie auf der sicheren Seite:

 

  • Ihre elektronische Korrespondenz sollte dieselben Absenderangaben enthalten wie Ihr Briefbogen: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht + Handelsregisternummer, Namen aller(!) Geschäftsführer.
  • Am einfachsten ist es, wenn Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine so genannte Autosignatur einrichten: Klicken Sie auf den Menüpunkt "Einstellungen", anschließend auf "Signatur", und geben Sie im Textfeld sämtliche erforderlichen Angaben zu Ihrem Unternehmen an.
  • Sämtliche Absenderangaben erscheinen danach automatisch in jeder neuen E-Mail, die Sie verfassen.

 

Problematische Anrede: "Du" und "Sie" in Sammel-E-Mails

 

In Sammel-E-Mails an mehrere Empfänger fällt es manchmal nicht leicht, die richtige Anrede zu finden. Was tun Sie, wenn eine eilige Nachricht für mehrere Adressaten raus muss, Sie aber nicht die Zeit haben, unterschiedliche Texte für die Personen, die Sie duzen, und diejenigen, die Sie siezen, zu verfassen?

 

Hier sind 3 mögliche Lösungen:

 

  • Variante 1: Sie duzen die Kollegen, siezen die Chefin. Differenzieren Sie: "Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt-Schaller, liebe Kolleginnen und Kollegen, … wäre ich für eine Antwort von Ihnen, Frau Dr. Schmidt-Schaller, und Euch Kolleginnen und Kollegen bis … dankbar."
  • Variante 2: Sie siezen die meisten Adressaten. Siezen Sie kollektiv, fügen Sie eine kleine Du-Note hinzu: "Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen, … wäre ich für eine Antwort bis … dankbar. Freundlichen Gruß an Sie und Euch alle …"
  • Variante 3: Sie duzen die Mehrheit der Adressaten. Duzen Sie kollektiv, thematisieren Sie das: "Liebe Kolleginnen und Kollegen, bitte gestatten Sie mir die kollektive Anrede per 'Du' beziehungsweise 'Ihr': … wäre ich für eine Antwort von Euch allen bis … dankbar."

Tipps für internationale E-Mails

Von Briten und Amerikanern lernen heißt, sich kurz fassen zu lernen. Knapp, direkt und unkompliziert ist der Ton in englischsprachigen E-Mails - ganz anders als der höfliche und formelle Stil der übrigen anglophonen Geschäftskorrespondenz. Was zählt, ist die Klarheit:

 

  • Drücken Sie sich in Ihren internationalen E-Mails mit wenigen Worten klar und eindeutig aus, damit Ihre Leser Sie richtig verstehen.
  • Beachten Sie: Im Geschäftsalltag werden englische E-Mails weltweit auch zwischen Menschen, deren Muttersprache nicht Englisch ist, ausgetauscht.
  • Halten Sie sich immer an das Kiss-Prinzip: "Keep it short and simple." Oder folgen Sie dem abc-Prinzip: "accuracy, brevity, clarity" ("Genauigkeit, Prägnanz, Klarheit"). So kommen Sie Ihren Lesern entgegen, die insgesamt viele E-Mails erhalten, wenig Zeit haben und den Inhalt auch Ihrer E-Mails schnell und korrekt erfassen wollen.


Empfehlung: Ihre englischsprachige E-Mail sollte 25 Zeilen nicht überschreiten. Lesen Sie immer wieder Korrektur und kürzen Sie, wo es möglich ist!