So bringen Sie endlich Übersicht in Ihre Ablage!

Ordnung ist ein Durcheinander, an das man sich gewöhnt hat. Hoffentlich trifft dieser Satz nicht auf die Ablage in Ihrem Büro zu! Oder veranstalten Sie jedes Mal, wenn Sie nach einer Unterlage fischen, ein fröhliches Angelspiel? Selbst wenn Sie die Zeit später wieder hereinholen - Sie könnten sie für Sinnvolleres nutzen. Und was, wenn Sie mal nicht am Platz sind und Ihre Mitarbeiter einer Akte oder einem Vorgang in Ihrem Chaos stundenlang hinterherspüren müssen?

 

Mit einer auch für andere nachvollziehbaren Ablage sind Sie auf der sicheren Seite. Rücken Sie dem Chaos erfolgreich zu Leibe! Gehen Sie dabei ganz systematisch vor - Schritt für Schritt.

 

4 Tipps, wie Sie erfolgreich ausmisten

Ablage
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Beginnen Sie mit dem Ausmisten. Überlegen Sie, welche Unterlagen Sie nicht mehr brauchen. Machen Sie Nägel mit Köpfen, indem Sie sich konsequent von allem Überflüssigen trennen!

  1. Werfen Sie Kopien weg. Geben Sie Kopien der Information an die einzelnen Mitarbeiter - mit dem Stempel "Kann nach Kenntnisnahme vernichtet werden". Das Original gehört in solchen Fällen immer in Ihre Ablage! Sie erhalten selbst eine Kopie? Der Versender in Ihrem Unternehmen kann Ihnen eine Kopie jederzeit wieder zur Verfügung stellen. Deshalb: Kopien in Ablage P!

  2. Schreiben Sie keine zweiseitigen Briefe. Formulieren Sie Ihre eigenen Texte so kurz und klar wie möglich! Das spart Papier und Zeit und kommt beiden Seiten entgegen - Ihnen und den Empfängern.

  3. Drucken Sie keine E-Mails aus. Sollte es doch einmal erforderlich sein, werfen Sie diese nach Bearbeitung weg. Sie haben sie ja noch elektronisch.

  4. Vernichten Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Unterlagen! Achten Sie auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Und vernichten Sie Unterlagen, die vernichtet werden können!

 

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Bringen Sie auch Ordnung in Ihr virtuelles Chaos!

Nach dem Papierkram und den Aktenbergen kommt Ihre virtuelle Ablage an die Reihe. Dauerhaft Ordnung in Ihrem PC halten Sie mit diesen Tipps:

 

  • Speichern Sie jedes neu erstellte Dokument mit einem aussagekräftigen Namen sofort unter dem entsprechenden Unterverzeichnis.
  • Bilden Sie Kategorien nach Nutzungshäufigkeit (1 = Arbeit, 2 = Nachschlagen, 3 = Archiv). Ordnen Sie neu hinzukommende Information entsprechend zu.
  • Entscheiden Sie sich bei Überschneidungen - das Dokument könnte unter mehreren Oberbegriffen abgelegt werden - konsequent für einen Ordner beziehungsweise Oberbegriff. Nur so verhindern Sie Doppelablagen.
  • Leeren Sie Ihren elektronischen Posteingang und -ausgang täglich. Löschen Sie Gelesenes, speichern Sie Wichtiges in den entsprechenden Ordnern.
  • Verschieben Sie E-Mails in Microsoft Outlook/Outlook Express in Ihre neue Dokumentablage. Belassen Sie laufende Vorgänge der besseren Übersicht halber zunächst in Ihrem E-Mail Programm.

Von der Soforthilfe zur langfristigen Strategie

Büro
Büro

Die Soforthilfephase haben Sie erfolgreich hinter sich gebracht. Doch wie verhindern Sie, dass das Chaos heimlich, still und leise wieder Einzug in Ihren Büroalltag hält? Hier hilft nur eine langfristige Strategie! Diese orientiert sich an der Frage:

 

Was brauchen Sie täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich?

Die Lagerung aller Dokumente bestimmen Sie nach dem Aspekt, wie häufig Sie diese benötigen.

 

Beachten Sie die 80:20!

 

Für etwa 80 Prozent Ihrer aktuellen Arbeit benötigen Sie nicht mehr als 20 Prozent aller vorhandenen Unterlagen! Bedenken Sie dies und richten Sie Ihre Büroorganisation danach aus.

Unterscheiden Sie zwischen:

  • Arbeitsakten: Das sind Dokumente, die Sie täglich oder wöchentlich brauchen. Bewahren Sie diese in Ihrer Schreibtischablage auf, also in direkter Reichweite am Schreibtisch.
  • Nachschlageakten: Darunter fallen Dokumente, die Sie nur ein- bis zweimal im Monat benötigen. Bewahren Sie diese an anderer Stelle im Büro auf.
  • Archivakten: Hierzu zählen Dokumente, die Sie vielleicht einmal im Jahr brauchen oder aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen. Bringen Sie diese im Keller unter oder an einem sonstigen Ort, wo sie niemanden stören - am besten in Kartons verpackt und nach Jahrgängen geordnet. So können Sie später alles leichter entsorgen!

Was Sie ebenfalls unbedingt brauchen ...

Es ist gar nicht so einfach, Unterlagen nach logischen Überlegungen zu gruppieren. Und sie anschließend in Aktenordnern und Schreibtischfächern kunstgerecht zu verstauen. Selbst die ausgeklügeltste Systematik funktioniert nicht immer!


Was tun Sie beispielsweise, wenn


  • die Dokumente sich weder rein alphabetisch noch numerisch logisch so zuordnen lassen, dass sie leicht wiederzufinden sind?
  • Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können?
  • mehrere Mitarbeiter auf eine Ablage zugreifen müssen?
  • eine zentrale Ablage mehrere Abteilungen beziehungsweise das ganze Unternehmen bedient?

... ist ein Aktenplan!

Ein sicherer Weg, wie Sie solche scheinbar widerspenstigen Unterlagen ohne langes Herumstöbern wiederfinden, ist ein Aktenplan mit einer Stichwortliste. Ein solcher Aktenplan hält fest, wo welche Dokumente festgelegt werden. Darin sollten sämtliche abgelegten Informationen über eine Liste mit Suchbegriffen zu finden sein.

Praktischer Tipp: Wo bekommen Sie Muster für Aktenpläne?

 

Sie bekommen fertig gestaltete Muster-Aktenpläne, die sich in den meisten Unternehmen einsetzen lassen, bei Ihrem Branchenverband, als kostenlosen Download im Internet unter www.must.de/default.html?Azfuse.htm (auf den Button ‚Freeware‘ klicken) oder bei Firmen wie Esselte-Leitz, die Standard-Aktenpläne anbieten.

Beispiel für einen Aktenplan:

 

 

Der gebräuchlichste Aktenplan arbeitet mit Dezimalgruppen. Am besten gehen Sie beim Anlegen wie folgt vor:

  • Ordnen Sie zunächst die Hauptaufgabengebiete (Finanzen, Personal, Vertrieb) den Zahlen 0 bis 9 zu.
  • Anschließend gliedern Sie jede Hauptgruppe in Untergruppen. Diese erhalten ebenfalls die Nummern 0 bis 9.

    Ein Beispiel gefällig? Bitte schön: Informationen über das Gehalt eines Mitarbeiters finden Sie dann unter Hauptpunkt 3 = Personalwesen, Unterpunkt 5 = Lohn, Gehalt.
  • Eine weitere Maßnahme, die sich auszahlt: Listen Sie in Ihrem Aktenplan mehrere Suchbegriffe auf, damit Sie auf jeden Fall fündig werden! Diese Liste mit den Verweisen zu den Ordnungsbegriffen und die Standortübersicht - also sowohl den Aktenplan und die Liste der Ordnungsbegriffe! - sollten Ihrem Chef, Ihren Mitarbeitern und Ihrer Vertretung jederzeit zugänglich sein!
  • Noch ein wichtiger Tipp: Legen Sie die Liste unbedingt auch im PC an, damit sie erweiterbar bleibt! Zusätzlich hängen Sie die Liste ausgedruckt in jeden Schrank.

Denken Sie daran: Sie arbeiten nicht allein!

Eine gute Ablage macht die Wiederauffindbarkeit ihrer Inhalte aus: Ist die Person, die alles angelegt hat, mal nicht da, müssen sich die Kollegen auch ohne sie zurechtfinden. Von den Flüchen und Verwünschungen, die bei der vergeblichen Suche nach wichtigen Unterlagen ausgestoßen werden, kann manche Bürotapete ein Lied singen.

 

Alle, mit denen Sie zusammenarbeiten, sollten sich an Ihr Ablagesystem und an Ihren Aktenplan halten. Am besten, Sie informieren die Betroffenen ausführlich über alle Änderungen, die Sie vorgenommen haben beziehungsweise künftig vorzunehmen beabsichtigen. Nur so gewöhnt man sich an Ihre Ordnung!

 

  • Legen Sie für Aktenplan, Akten- und Stichwortverzeichnis und Ablageregeln ein Organisationshandbuch an: Bewahren Sie alles an einem zentralen, für alle zugänglichen Ort auf. Legen Sie an jedem Ablageort ein Exemplar aus.

  • Sorgen Sie dafür, dass sich alle an dieses System halten. Bauen Sie Mehrfachablagen einen wirksamen Riegel vor.

  • Informieren Sie die Betroffenen ausführlich über das neue System - etwa indem Sie einen kleinen Workshop abhalten.

  • Erklären Sie anhand von schwierig einzuordnenden Mustervorgängen, wo sie abgelegt werden müssen. Weisen Sie auf die Ablageregeln hin.

  • Legen Sie fest, dass Änderungen nur von einer zentralen Stelle aus vorgenommen werden, die alle Beteiligten davon unterrichtet.

Spielen sämtliche Mitarbeiter bei Ihrem System mit?

Wenn mehrere Mitarbeiter Zugang zu Ihrer Ablage haben, wird schon mal ein Vorgang entnommen. Und Sie suchen ihn! Weisen Sie Ihre Kollegen freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass Unterlagen nur noch dann entnommen werden, nachdem sie a) in einer dafür vorgesehenen Liste eingetragen worden sind b) für die Ausleihzeit durch ein Hinweisblatt in Signalfarbe ersetzt wurden.

 

Tipp: Bringen Sie direkt am Standort neben dem Aktenplan eine Liste an. Hängen Sie einen Stift daneben. Ihre Liste sollte Platz für folgende Einträge schaffen:

  • - Ordner Nr.: ...;
    - entliehen von: ...;
    - entliehen am: ...;
    - Rückgabe am: ...

Vermutlich dauert es ein wenig, bis sich alle Mitarbeiter an die Liste gewöhnt haben. Bleiben Sie hartnäckig, und erinnern Sie Ihre Kollegen immer wieder daran, sich ein- und auszutragen.

Arbeiten Sie bei Ihrer Ablage mit verschiedenen Farben!

Bringen Sie Farbe in Ihr Ablagesystem! Farbige Mappen und Ordnerrückseiten lassen sich auf Anhieb zuordnen. Ordnen Sie diesen Rubriken folgende Farben zu: 

 

  • Blau: Kalkulationen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Kopien von Belegen über Anzahlungen oder Abschlagszahlungen.

 

  • Grau: alles, was mit Materialbeschaffung zu tun hat.
  • Gelb: Skizzen, Berechnungen, Entwürfe.
  • Grün: fertige Pläne.
  • Rot: alle neu hinzukommenden Notizen (stets sofort mit Datum versehen!) und Korrespondenzen, die erst nach Bearbeitung in anderen Rubriken landen.

 

Als "Hardware" nehmen Sie bei Heftung farbige Ösenhefter, die in einem auftrags-/projektbezogenen Stehordner Platz finden - oder bei Loseblattablage farbige Aktendeckel, mit denen Sie einen Hängeordner unterteilen.

 

Dazu noch ein Tipp: Im Bürohandel erhalten sie Hängemappen mit festem Boden (mit 2,5 oder 5 oder 6 cm Tiefe). Hier haben auch umfangreiche Unterlagen Platz.

Arbeiten Sie auch mit Symbolen!

Nicht nur Farben unterstützen Ihr Ordnungssystem. Arbeiten Sie zusätzlich mit Symbolen! Hier sind einige Beispiele:

  • Das Logo Ihrer Hausbank klebt auf dem entsprechenden Ordner.
  • Auf die Mappe mit Immobilien-Unterlagen malen Sie ein Haus.
  • Ein Foto des Chefs kennzeichnet seinen Privatordner.

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Zur Planung gehört auch die Kontrolle!

Ein funktionierendes System hält Unordnung auf Dauer fern. Doch wie gut funktioniert Ihr System wirklich? Was für Ihr gesamtes Betriebswesen gilt, sollten Sie auch in Ihrem Büro praktizieren: ein gründliches Controlling. Damit das Chaos nicht doch noch einmal zurückschlägt …

Machen Sie jährlich einen Register-Check

Unterziehen Sie Ihre Ablage von Zeit zu Zeit einer Überprüfung. Am besten, Sie machen jedes Jahr einen gründlichen Registratur-Check. Prüfen Sie bei dieser Gelegenheit, ob

  • die Registratur in klare und übersichtliche Abschnitte gegliedert ist;
  • die einzelnen Akten deutlich und gut lesbar beschriftet sind;
  • an jedem Ordner außen gut lesbar steht, wann er vernichtet werden darf;
  • jeweils ein Vorgang zusammengefasst und an einer Stelle zu finden ist;
  • nach konkreten Kriterien - ABC, sachlich, Stichwörter - gegliedert wird;
  • wirklich alle Vorgänge zentral abgelegt wurden oder werden;
  • es einen bindenden, bei Bedarf aktualisierten Ablageplan gibt;
  • gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen beachtet werden;
  • alle Vorschriften jedem Mitarbeiter bekannt sind;
  • deren Einhaltung überprüft wird;
  • Ordner, Hefte und Mappen nicht überquellen, sondern so gefüllt sind, dass man in ihnen etwas nachschlagen kann;
  • auch die Registraturmöbel in gutem Zustand sind.