Ordnung ist ein Durcheinander, an das man sich gewöhnt hat. Hoffentlich trifft dieser Satz nicht auf die Ablage in Ihrem Büro zu! Oder veranstalten Sie jedes Mal, wenn Sie nach einer Unterlage fischen, ein fröhliches Angelspiel? Selbst wenn Sie die Zeit später wieder hereinholen - Sie könnten sie für Sinnvolleres nutzen. Und was, wenn Sie mal nicht am Platz sind und Ihre Mitarbeiter einer Akte oder einem Vorgang in Ihrem Chaos stundenlang hinterherspüren müssen?
Mit einer auch für andere nachvollziehbaren Ablage sind Sie auf der sicheren Seite. Rücken Sie dem Chaos erfolgreich zu Leibe! Gehen Sie dabei ganz systematisch vor - Schritt für Schritt.
Beginnen Sie mit dem Ausmisten. Überlegen Sie, welche Unterlagen Sie nicht mehr brauchen. Machen Sie Nägel mit Köpfen, indem Sie sich konsequent von allem Überflüssigen trennen!
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Nach dem Papierkram und den Aktenbergen kommt Ihre virtuelle Ablage an die Reihe. Dauerhaft Ordnung in Ihrem PC halten Sie mit diesen Tipps:
Die Soforthilfephase haben Sie erfolgreich hinter sich gebracht. Doch wie verhindern Sie, dass das Chaos heimlich, still und leise wieder Einzug in Ihren Büroalltag hält? Hier hilft nur eine langfristige Strategie! Diese orientiert sich an der Frage:
Was brauchen Sie täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich?
Die Lagerung aller Dokumente bestimmen Sie nach dem Aspekt, wie häufig Sie diese benötigen.
Beachten Sie die 80:20!
Für etwa 80 Prozent Ihrer aktuellen Arbeit benötigen Sie nicht mehr als 20 Prozent aller vorhandenen Unterlagen! Bedenken Sie dies und richten Sie Ihre Büroorganisation danach aus.
Es ist gar nicht so einfach, Unterlagen nach logischen Überlegungen zu gruppieren. Und sie anschließend in Aktenordnern und Schreibtischfächern kunstgerecht zu verstauen. Selbst die ausgeklügeltste Systematik funktioniert nicht immer!
Was tun Sie beispielsweise, wenn
Ein sicherer Weg, wie Sie solche scheinbar widerspenstigen Unterlagen ohne langes Herumstöbern wiederfinden, ist ein Aktenplan mit einer Stichwortliste. Ein solcher Aktenplan hält fest, wo welche Dokumente festgelegt werden. Darin sollten sämtliche abgelegten Informationen über eine Liste mit Suchbegriffen zu finden sein.
Praktischer Tipp: Wo bekommen Sie Muster für Aktenpläne?
Sie bekommen fertig gestaltete Muster-Aktenpläne, die sich in den meisten Unternehmen einsetzen lassen, bei Ihrem Branchenverband, als kostenlosen Download im Internet unter www.must.de/default.html?Azfuse.htm (auf den Button ‚Freeware‘ klicken) oder bei Firmen wie Esselte-Leitz, die Standard-Aktenpläne anbieten.
Beispiel für einen Aktenplan:
Der gebräuchlichste Aktenplan arbeitet mit Dezimalgruppen. Am besten gehen Sie beim Anlegen wie folgt vor:
Eine gute Ablage macht die Wiederauffindbarkeit ihrer Inhalte aus: Ist die Person, die alles angelegt hat, mal nicht da, müssen sich die Kollegen auch ohne sie zurechtfinden. Von den Flüchen und Verwünschungen, die bei der vergeblichen Suche nach wichtigen Unterlagen ausgestoßen werden, kann manche Bürotapete ein Lied singen.
Alle, mit denen Sie zusammenarbeiten, sollten sich an Ihr Ablagesystem und an Ihren Aktenplan halten. Am besten, Sie informieren die Betroffenen ausführlich über alle Änderungen, die Sie vorgenommen haben beziehungsweise künftig vorzunehmen beabsichtigen. Nur so gewöhnt man sich an Ihre Ordnung!
Wenn mehrere Mitarbeiter Zugang zu Ihrer Ablage haben, wird schon mal ein Vorgang entnommen. Und Sie suchen ihn! Weisen Sie Ihre Kollegen freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass Unterlagen nur noch dann entnommen werden, nachdem sie a) in einer dafür vorgesehenen Liste eingetragen worden sind b) für die Ausleihzeit durch ein Hinweisblatt in Signalfarbe ersetzt wurden.
Tipp: Bringen Sie direkt am Standort neben dem Aktenplan eine Liste an. Hängen Sie einen Stift daneben. Ihre Liste sollte Platz für folgende Einträge schaffen:
Vermutlich dauert es ein wenig, bis sich alle Mitarbeiter an die Liste gewöhnt haben. Bleiben Sie hartnäckig, und erinnern Sie Ihre Kollegen immer wieder daran, sich ein- und auszutragen.
Bringen Sie Farbe in Ihr Ablagesystem! Farbige Mappen und Ordnerrückseiten lassen sich auf Anhieb zuordnen. Ordnen Sie diesen Rubriken folgende Farben zu:
Als "Hardware" nehmen Sie bei Heftung farbige Ösenhefter, die in einem auftrags-/projektbezogenen Stehordner Platz finden - oder bei Loseblattablage farbige Aktendeckel, mit denen Sie einen Hängeordner unterteilen.
Dazu noch ein Tipp: Im Bürohandel erhalten sie Hängemappen mit festem Boden (mit 2,5 oder 5 oder 6 cm Tiefe). Hier haben auch umfangreiche Unterlagen Platz.
Nicht nur Farben unterstützen Ihr Ordnungssystem. Arbeiten Sie zusätzlich mit Symbolen! Hier sind einige Beispiele:
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Ein funktionierendes System hält Unordnung auf Dauer fern. Doch wie gut funktioniert Ihr System wirklich? Was für Ihr gesamtes Betriebswesen gilt, sollten Sie auch in Ihrem Büro praktizieren: ein gründliches Controlling. Damit das Chaos nicht doch noch einmal zurückschlägt …
Unterziehen Sie Ihre Ablage von Zeit zu Zeit einer Überprüfung. Am besten, Sie machen jedes Jahr einen gründlichen Registratur-Check. Prüfen Sie bei dieser Gelegenheit, ob
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