So gelingt Ihnen ein effektives E-Mail-Management

92 % aller Vorgesetzten beantworten E-Mails grundsätzlich selbst, ergab die jährlich unter 1500 europäischen Führungskräften abgehaltene Umfrage UPS Europe Business Monitor.

 

Eine Studie des Henley Management College fand heraus, dass diese Beschäftigung wenig einbringt: Im Schnitt hat ein Mitglied der Führungsspitze eines europäischen Konzerns am Ende seiner Karriere dreieinhalb Jahre mit Sichten und Beantworten von E-Mails verbracht - von denen jede dritte völlig irrelevant war.

 

Ablenkungen vermeiden, Zeit sparen

 

Managen Sie den E-Mail-Verkehr Ihres Chefs: Sie bewahren ihn vor unnötigen Ablenkungen und sparen ihm eine Menge Zeit. Vereinbaren Sie zu diesem Zweck ein bestimmtes Ritual, wie Sie mit eingehenden E-Mails umgehen:

 

  1. Sichten und bearbeiten Sie die E-Mails so weit wie möglich.
  2. Alles, was Sie bearbeitet haben, legen Sie in einen separaten Ordner, den Sie mit dem Etikett "erledigt" versehen. Dann kann Ihr Chef bei Bedarf nachsehen, was Sie alles für ihn beantwortet haben, und ist auf dem Laufenden.
  3. Was Sie nicht bearbeiten können, haben Sie zumindest gelesen und sind somit informiert. Setzen Sie diese Mails für Ihren Chef auf "ungelesen", damit er sie nicht übersieht. Die unbearbeiteten E-Mails bleiben in seinem Postfach. Lassen Sie seinen Rechner so einrichten, dass Sie automatisch Kopien seiner versandten Mails erhalten.

 

Richten Sie 2 E-Mail-Adressen ein

 

Viele Chefs haben etwas dagegen, dass die Sekretärin Zugriff auf seine E-Mails hat. Doch leidet darunter der Informationsfluss, und eine wirksame Chefentlastung ist so gut wie unmöglich. Überzeugen Sie Ihren Chef daher, dass zwei E-Mail-Adressen eingerichtet werden:

 

  • Die Adresse Sein.Name@Firma.de nutzt Ihr Chef für die Korrespondenz, die er selbst erledigen möchte.
  • Für die allgemeine Chefkorrespondenz, die Sie für ihn erledigen, gilt die E-Mail-Adresse geschaeftsleitung@Firma.de.

 

Durch die Einführung beider E-Mail-Adressen erreichen Sie, dass es zu keinen Überschneidungen kommt: Alle Nachrichten, die an die Adresse geschaeftsleitung@Firma.de geschickt werden, bearbeiten Sie zuerst für Ihren Chef. Ihr Administrator hat es schnell eingerichtet, dass diese E-Mails automatisch in Ihrem eigenen Posteingang abgelegt werden. So bleibt die Privatsphäre Ihres Chefs geschützt, falls er bislang Angst darum hatte.

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Wenn Sie mal nicht da sind - Ihre Abwesenheits-E-Mail

Ein sehr dankbares Instrument der E-Mail-Kultur ist der Abwesenheitsassistent. Ihn zu nutzen ist nicht nur eine aus Kunden- und Geschäftspartnersicht erwartete Pflicht. Sie können diese Funktion durchaus auch als Kür nutzen. Mitteilungen über Ihre Abwesenheit gehören zur Visitenkarte Ihres Unternehmens.

 

Hier sind Formulierungen, die über Ihre Abwesenheit mit Sympathie hinwegsehen lasen: :

 

  • "Guten Tag! Leider kann ich Ihre Anfrage nicht persönlich beantworten, denn ich bin bis zum 13. Juni 20xx nicht im Haus. In dieser Zeit ist meine Kollegin Eva Sommer, Sachbearbeiterin für ..., Ihre Ansprechpartnerin. Sie hilft Ihnen bei Fragen gern weiter. Hier ist ihre E-Mail-Anschrift: ... . Freundliche Grüße, Vier Jahreszeiten AG, Johanna Müller."

    "Schade, sehr geehrte Damen und Herren, erst ab dem 13. Juni 20xx kann ich Ihre Anfragen wieder persönlich beantworten. Bis es so weit ist, wird Ihre Anfrage an meinen Kollegen Adam Winter, Sachbearbeiter für ..., weitergeleitet. Er wird sich persönlich darum kümmern, dass Sie die gewünschten Unterlagen umgehend bekommen. Freundliche Grüße, Vier Jahreszeiten AG, Johanna Müller."

 

9 Dinge, auf die Sie bei Ihrer Abwesenheits-E-Mail achten sollten

 

Bevor Sie Ihren Abwesenheitsassistenten freischalten, sollten Sie unbedingt die folgenden Punkte überprüfen:

 

  1. Bitte keine Rechtschreibfehler.
  2. Die einzig korrekte Schreibweise für eine E-Mail ist "E-Mail". Im Englischen heißt es "e-mail".
  3. Formulieren Sie immer eine Anrede.
  4. Reine Kleinschreibung ist stillos.
  5. Sagen Sie immer, wann Sie wieder da sind - und nicht, wie lange Sie weg sind.
  6. Geben Sie an, was mit den E-Mails während Ihrer Abwesenheit passiert.
  7. Wenn E-Mails nicht weitergeleitet werden, geben Sie immer einen Ansprechpartner an - mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
  8. Denken Sie an die Grußformel, Ihren Namen, Ihre Signatur!
  9. Überlegen Sie sich den Betreff gut, denn das ist das Erste, was der Empfänger sieht.

 

Ihre Abwesenheits-E-Mail auf Englisch

 

Nicht nur deutsche Kunden und Geschäftspartner sind für eine Abwesenheitsnotiz dankbar. Hier ist ein Formulierungsvorschlag für eine entsprechende E-Mail in englischer Sprache:

 

  • "I will be back in the office on 12 March. In the meantime my colleague Marion Müller will be pleased to help you. Please contact her at m.mueller@schmidtag.de or by phone: + 49 511 12-34567. Kind regards … "
    + Name + vollständige Signatur (idealerweise eine eigene Signatur für ausländische Geschäftspartner).
  • Das ganze noch einmal auf Deutsch: "Ich bin am 12. März wieder im Büro. In der Zwischenzeit hilft Ihnen gern meine Kollegin Johanna Müller weiter. Sie erreichen sie unter m.mueller@schmidtag.de oder telefonisch unter 0511 12-34567. Es grüßt Sie ... ." + Name + vollständige Signatur.