Geschäftsbriefe auf Englisch

Im Zeitalter der Globalisierung werden Sie des öfteren einen Geschäftsbrief auf Englisch verfassen müssen. Einige Regeln weichen dabei vom Deutschen ab. Eine weitere Schwierigkeit sind die Eigenheiten des britischen und amerikanischen Englisch.

 

Doch keine Angst: Ganz gleich für welche Version Sie sich entscheiden: In dem jeweils anderen anglophonen Land werden Sie schon verstanden. Ebenfalls in Kanada, Australien, Neuseeland, Südafrika, wo die Muttersprache ebenfalls Englisch ist. Und natürlich auch von allen übrigen Empfängern, die sich des Englischen - ganz gleich in welcher nationalen Version – als Geschäftssprache bedienen.

 

Ganz allgemein sollten Sie Folgendes beachten:

  • Absender: Der Absender steht im Englischen oben rechts statt, wie im Deutschen üblich, oben links. Darunter folgt das Datum, getrennt durch eine Leerzeile.

  • Datum: In den USA wird zuerst der Monat, dann der Tag genannt.

  • Empfängeranschrift: Geben Sie den Empfänger immer namentlich an. Die Reihenfolge ist etwas anders als bei uns: Name, Position, Firma, Adresse.

  • Anrede: Die Anrede für Männer lautet „Dear Mr ...,", für Frauen „Dear Ms ...,". (Das neutrale Ms unterscheidet nicht zwischen verheirateten und unverheirateten Frauen). Falls Sie den Namen nicht herausfinden können, schreiben Sie „Dear Sir or Madam,".

  • Textbeginn: Obwohl die Anrede mit einem Komma endet, wird der erste Buchstabe des Textes groß geschrieben.

  • Grußformel: Wenn Sie den Empfänger nicht kennen, schreiben Sie stets „Yours sincerely,". Vertrauter sind die Grußformeln „Yours,“ oder „Best regards".

  • Anlage: Anlagenhinweis ist das Kürzel „enc.“ für „enclosed“ oder die Zeile „Attached please find ...“.

 

Wie schreiben Sie das Datum auf Englisch?

Für Großbritannien und die USA gelten beim Datum unterschiedliche Schreibweisen:

 

  • In Großbritannien lautet die Reihenfolge Tag - Monat - Jahr.
  • Anders in den USA: Hier gilt der Ablauf Monat - Tag - Jahr.
  • Missverständnisse vermeiden Sie, indem Sie die Monate ausschreiben: June 28, 20xx.
  • Früher wurden die Ordnungszahlen in englischen Datumsangaben sehr umständlich geschrieben: 1st, 2nd, 3rd, 4th usw. Heute entfällt dies.
  • Im US-Englisch trennt ein Komma den Tag vom Jahr. Beispiel: September 4, 20xx. Für Großbritannien würde die Datumsangabe lauten: 4 September 20xx.
  • Noch eine Regel, die für beide Länder gemeinsam gilt: Im Geschäftsbrief steht das Datum am linken Rand, im Privatbrief am rechten.

 

Anrede auf Englisch

Die geläufigsten Anreden auf Englisch sind nicht mehr die von vor zwanzig Jahren. Damals lautete die traditionelle Anrede einer verheirateten Frau: „Dear Mrs ...".

 

  • Die moderne Geschäftsanrede einer Frau erfolgt ohne Angabe des Familienstands: „Dear Ms ...“
  • Die Anrede eines Herrn lautet nach wie vor: „Dear Mr ...“
  • Im britischen Englisch steht nie ein Punkt hinter der Abkürzung: „Mr“
  • Im US-Englisch steht sehr wohl ein Punkt hinter der Abkürzung: „Mr.“
  • Im britischen Englisch fehlt das Komma nach der Anrede.
  • Im US-Englisch steht nach der Anrede ein Doppelpunkt.

 

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„Sehr geehrte Damen und Herren“ auf Englisch?

Welche Anrede wählen Sie in der englischen Korrespondenz, wenn Sie keinen konkreten Ansprechpartner haben?

  • Unbekannte Personen reden Sie wie folgt an: „Dear Sir or Madam“ beziehungsweise „Dear Sir/Madam". Beide Varianten sind im britischen English die richtige Wahl für „Sehr geehrte Damen und Herren". Die dazu gehörende Grußformel am Ende lautet“ Yours faithfully".

  • Für den Schriftverkehr mit den USA gilt eine andere Empfehlung. Hier schreiben Sie „Ladies and Gentlemen". Ihren Brief schließen Sie mit der Grußformel „Sincerely yours".

  • Beachten Sie jedoch: Hier handelt es sich um sehr förmliche Anreden. Besser, Sie schreiben an eine bestimmte Ansprechperson. Verwenden Sie diese Anreden also bitte nur im Ausnahmefall, wenn Sie gar keinen Ansprechpartner kennen und die Recherche zu aufwendig wäre.
„manager“ oder „director"?

Neben dem Namen bereiten auch die Titel manche Schwierigkeit. Wie übersetzen Sie beispielsweise den „Geschäftsführer“ ins Englische?

  • „manager“ beziehungsweise „director“ sind allgemeine Begriffe für Geschäftsführer oder Leiter einer Firma, Filiale oder Abteilung. Der „general manager“ (oder „business manager") ist der kaufmännische Leiter.
  • In Großbritannien steht einer Firma der „chairman“ oder der „managing director“ (abgekürzt „MD“, in Großbuchstaben!) beziehungsweise der „chief executive“ vor. Alle „directors“ stellen gemeinsam den „board of directors“, was in etwa unserem Vorstand entspricht.
  • Auch in den USA steht einer Firma ein „board of directors“ vor, mit dem „chairman“ oder dem „president“ an der Spitze. Diese oberste Stelle wird oft in Personalunion mit der Stelle des „chief executive officer“ (CEO) ausgeführt. Um das Tagesgeschäft kümmert sich der „chief operating officer“ (COO).

Ihre Auftragsbestätigung auf Englisch

Im internationalen Geschäft, wo sprachliche Missverständnisse häufig sind, ist eine Auftragsbestätigung ein Muss. Wie Sie eine solche auf Englisch schreiben?

Hier ist ein Beispiel:

  • Schreiben Sie im Betreff: „Acknowledgment of an order".

  • Fahren Sie wie in diesem Beispiel fort: „We are writing to confirm your order of 11 March for 100 lawn mowers 'Rasenrasierer' (lawn razor) at € 300 each, as per the conditions of our offer of 25 February.“

  • Eine weitere Möglichkeit: „This is to confirm your order no. for 100 lawn mowers 'Rasenrasierer', conditions and delivery as per our offer of 25 February.“

  • Noch eine andere Möglichkeit: „Thank you for your order of 11 March for 100 lawn mowers 'Rasenrasierer'. Your order number is … .“

 

Ihre Berufsbezeichnung auf Englisch

Mit welcher Angabe oder Funktionsbezeichnung Sie englischsprachige Briefe unterschreiben, hängt ganz von Ihrem Unternehmen ab - und von Ihren Aufgaben, Ihrer Berufserfahrung und der Stellung Ihrer oder Ihres Vorgesetzten. Hier sind einige Erklärungen zu den einzelnen Begriffen und Berufsbezeichnungen:

  • Secretary: Sie nehmen vorwiegend die herkömmlichen Aufgaben einer Sekretärin wahr, ohne beispielsweise Sachbearbeitung.
  • Assistant: Ihre Aufgabenschwerpunkte liegen in der Chefassistenz, der Sachbearbeitung und/oder der Projektleitung.
  • Administrative: Sie sind in der Verwaltung/Unternehmensleitung tätig. - Senior: Mit diesem Zusatz drücken Sie Berufserfahrung aus.
  • Executive: Ihr Chef oder Ihre Chefin gehört einer der obersten Führungsebenen an. (Executive Secretary = Chefsekretärin, Executive Assistant = Chefassistentin).

  • Weitere Bezeichnungen sind:
    • Abteilungsleiter/in = head of department oder department manager
    • Auszubildende(r) = apprentice oder trainee (Praktikant/in)
    • Büroleiter/in = office manager
    • Filialleiter/in = branch manager
    • Freie/r Mitarbeiter/in = freelancer
    • Kundenbetreuer/in = customer advisor oder account manager
    • Leiter/in (allgemein) = director
    • Leiter/in EDV = head of IT oder director of information technology
    • Marketingleiter/in, Vertriebsleiter/in = marketing director
    • Pförtner/in = gate keeper, receptionist
    • Projektleiter/in = project manager
    • Sachbearbeiter/in = person responsible, person in charge (bei einem Projekt) oder office clerk (Berufsbezeichnung)

 

Beschwerde auf Englisch

Wenn Sie von einem Lieferanten, der nur Englisch spricht, eine fehlerhafte Lieferung erhalten haben, sollten Sie sich beschweren - natürlich auf Englisch:

  • „Beschwerde“ heißt „complaint", „eine Beschwerde führen“ = „to make a complaint", und „Ich möchte mich über Ihre Lieferung beschweren“ = „I would like to complain about your delivery of …".

  • „On placing the order, we clearly specified that …“ = „Bei unserer Bestellung haben wir eindeutig festgelegt, dass ...“

  • „The goods are being returned to you at your expense.“ = „Wir schicken die Ware unfrei zurück.“

  • „Any further business with your company will depend on how this matter is settled.“ = „Die weitere Geschäftsbeziehung hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen diesen Fall regeln wird.“

 

So schreiben Sie eine Mahnung auf Englisch

Nach der Beschwerde die Mahnung? Für den Fall der Fälle haben Sie hier einen Beispieltext für Ihre Mahnung auf Englisch:

  • Anrede: „Dear Mr ...”

  • Betreff: „Reminder Account Number 67584“

  • Einleitung: „According to our records, our invoice no. 67584 of 26 May has not been settled. The enclosed copy shows an outstanding balance of EUR 5,055.“

  • Mittelteil: „Perhaps this delay in payment is simply due to an oversight on your part. In that case, we would kindly ask you to remit the amount in question in the next few days. If, however, there should be reasons for non-payment, we would urgently ask you to contact us. Should there be a problem, perhaps we can find a solution together.“

  • Schluss: „You will surely understand that we wish to ensure that the amount due is paid without further delay. We look forward to your prompt reply. Yours sincerely …“

Ihre Entschuldigung auf Englisch

Nun zu einem anderen Blickwinkel: Ist bei einem Geschäft mit einem internationalen Partner etwas schiefgegangen? Für das Sie beziehungsweise Ihre Firma verantwortlich ist?

  • Beginnen Sie Ihre Entschuldigung mit „I am writing to apologize for ...“ oder „I would like to apologize for ...".

  • So könnte es weitergehen: „I am afraid that there was a mix-up at our end, and we sent the package to the wrong address. Please let me apologize for this unfortunate mistake on our part.“

  • Oder: „We wish to apologize for the delay in settling your invoice no. … dated ... . Payment has been delayed because of an error in accounting (of an oversight on our part, because we have run into financial difficulties).“

  • Oder auch: „Owing to unforeseen difficulties, we regret that we will be unable to process your order no … (to settle invoice no. …) as agreed. We hope to solve the problem (be able to deliver the goods, settle our account) by … at the latest. Please accept our apologies.“

  • Eine weitere Variante: „Owing to problems in our factory, we are sorry that we will not be able to process your order as agreed. We are doing our best to solve the problems and hope we will be able to deliver the goods by ... at the latest.“

 

Was heißt „Leider“ auf Englisch?

Für das einleitende Wort „leider“ gibt es im Englischen verschiedene Übersetzungen:
  • Wenn Sie eine schlechte Nachricht für Ihren Gesprächspartner ankündigen, beginnen Sie mit „I'm afraid".
  • Wenn Sie persönlich betroffen sind, sagen Sie: „I am sorry, but ...".
  • Wenn Sie eine generell unangenehme Sache kommentieren, schreiben Sie: „Unfortunately, ...".
Zur Erläuterung ein Beispiel: Sie möchten Ihre Beschwerde höflich fassen. Also leiten Sie diese mit „I am afraid I have to make a serious complaint“ ein.

Das vielleicht wichtigste Wort in Ihrer Korrespondenz ...

… ist die unscheinbare Vokabel 'danke'. Wie gesagt, sie ist unscheinbar. Soll der Dank etwas ausführlicher ausfallen?

Hier sind Wege, wie Sie in Ihrer internationalen Korrespondenz auf Englisch 'danke' sagen:

  • „Thank you for waiting": Danke, dass Sie gewartet haben.
  • „We wish to thank you for your …": Wir danken Ihnen dafür, dass …
  • „Thank you for your help": Danke für Ihre Hilfe.
  • „Again, thank you for …": Nochmals danke für …
  • „We thank you": Wir danken Ihnen …
  • „Thank you for your understanding": Danke für Ihr Verständnis.
  • „Thank you for your cooperation": Danke für Ihre Zusammenarbeit.
  • „Thank you for your time": Danke, dass Sie sich Zeit genommen haben.
  • „Thank you for having placed your trust in us": Danke für Ihr Vertrauen.
  • „Thank you for placing your order with us": Danke, dass Sie uns den Auftrag erteilt - die Bestellung aufgegeben – haben.

 

Rechnungen auf Englisch

Es geht um Rechnungen im internationalen Geschäftsverkehr, konkret: um Rechnungen in englischer Sprache. Da tauchen Begriffe auf wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer, Lieferdatum, Steuernummer, Rechnungsempfänger, Bestimmungsland, Bestimmungshafen, Stückzahl, Stückpreis oder Zahlungsbedingungen.

 

Hier eine Übersicht der wichtigsten englischen Begriffe:

  • Rechnungsnummer: invoice no.
  • Rechnungsdatum: invoice date
  • Kundennummer: client (oder customer) no.
  • Lieferdatum: date of delivery
  • Steuernummer/Mehrwertsteuer-Identifikationsnr.: tax no./VAT ID no.
  • Rechnungsempfänger: Payee
  • Bestimmungsland: country of destination
  • Bestimmungshafen: port of discharge
  • Bestellung vom .../Bestellnummer: your order reference
  • Stückzahl: quantity pieces
  • Stückpreis (Preis pro 100 Stück): price EUR per piece (per 100 pieces)
  • Gewicht brutto/netto: weight gross/net
  • Preis: amount EUR
  • Rechnungssumme gesamt: invoice total EUR
  • Zahlungsbedingungen: terms of payment

 

Anfragen: So bauen Sie Ihr Antwortschreiben auf

Ihr Antwortschreiben auf Anfragen in englischer Sprache bauen Sie nach einem festen Muster auf. So weiß der Kunde immer gleich, woran er ist.
Hier sind die wichtigsten Textbausteine:

  • Einstiegsvariante 1: Thank you for your enquiry of ... regarding … (Vielen Dank für Ihre Anfrage vom … über …).
  • Einstiegsvariante 2: In response to your enquiry of ..., please find enclosed/attached ... (Als Antwort auf Ihre Anfrage vom … finden Sie beiliegend/in der Anlage ...).

  • Mittelteil 1: Please find enclosed/attached … (Anbei finden Sie …).
  • Mittelteil 2: Please note that …/We would like to point out that … (Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass ...).

  • Schluss 1: If you have any questions, please feel free to contact me. (Falls Sie Fragen haben, rufen Sie mich einfach an).
  • Schluss 2: Please let us know if we can serve you in any way. (Lassen Sie uns bitte wissen, wenn wir etwas für Sie tun können).

  • Hängen Sie noch einen abschließenden Satz an: Thank you for your interest. (Vielen Dank für Ihr Interesse).

 

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