Interessante Tipps für Sekretärinnen:

Übersicht der Themen:

  • Ablage

    Ordnung ist ein Durcheinander, an das man sich gewöhnt hat. Hoffentlich trifft dieser Satz nicht auf die Ablage in Ihrem Büro zu! Oder veranstalten Sie jedes Mal, wenn Sie nach einer Unterlage fischen, ein fröhliches Angelspiel? Selbst wenn Sie die Zeit später wieder hereinholen - Sie könnten sie für Sinnvolleres nutzen. Und was, wenn Sie mal nicht am Platz sind und Ihre Mitarbeiter einer Akte oder einem Vorgang in Ihrem Chaos stundenlang hinterherspüren müssen?

    Mit einer auch für andere nachvollziehbaren Ablage sind Sie auf der sicheren Seite. Rücken Sie dem Chaos erfolgreich zu Leibe! Gehen Sie dabei ganz systematisch vor - Schritt für Schritt.

  • Beileid

    Ob schriftlich oder mündlich: Beim Beileid wünschen ist das schwierigste der Beginn. Zögern Sie das Kondolieren nicht hinaus! Die ersten Beileidbekundungen sind die wertvollsten, da alle Trauernden sich nach Beistand und Trost sehnen. Jeder möchte wissen, dass auch andere den geliebten Menschen vermissen und angesichts seines Dahinscheidens Schmerz empfinden.

    Rufen Sie sich die Zeit in Erinnerung, als Sie selbst einen geliebten Menschen verloren hatten: Wie ging es Ihnen in den ersten Tagen nach dem traurigen Ereignis? Was hat Ihnen geholfen, darüber hinwegzukommen? Welche Worte spendeten Ihnen Trost?
  • Choleriker

    Choleriker verbreiten schlechte Laune und ein Klima der Furcht. Widerworte sind sie nicht gewohnt. Widerworte sind auch gar nicht nötig. Es gibt bessere Methoden, die Luft reinzuhalten, wenn mal wieder Ausbruchstimmung ist.

  • Einladungen Meetings

    Nahezu zwei Drittel ihrer Zeit verbringen Deutschlands Führungskräfte in Meetings. Viel schlimmer: Vier von fünf sind mit deren Verlauf überhaupt nicht zufrieden, schreibt der Informationsdienst Das Sekretärinnen-Handbuch. Woran liegt das? Es beginnt schon bei der Vorarbeit: Ziele werden nicht exakt definiert, Teilnehmer fehlen oder sind einfach überflüssig, viele sind schlecht vorbereitet. So kommt es, dass nur bei jedem fünften Tagesordnungspunkt ein annehmbares Ergebnis erzielt wird!

  • E-Mail-Management & -Etikette

    Als Meilenstein der Kommunikation wurde die E-Mail gefeiert, als ebenso zeitsparende wie praktische Erfindung. Doch praktisch seit ihrer Erfindung wurde die E-Mail zugleich als größte Zeitfresser unseres Büroalltags gebrandmarkt.

     

    "Mit E-Mail hat die Computerindustrie ein Monster in die Welt gesetzt und wollte doch nur ein Heinzelmännchen schaffen." So barmte einst die Fachzeitschrift PC Welt. Inzwischen dürften die Akt- und Dompteure der Berufswelt dieses Monster einigermaßen gezähmt haben. Oder doch nicht?

  • Lügen für Ihren Chef

    „Schriftsteller lügen immer“, behauptete Isabel Allende. Und nannte damit vermutlich schon den Grund, warum sie Erfolgsautorin und nicht Sekretärin geworden ist. Obwohl Sie bei weitem nicht an Frau Allendes Honorare herankommen, müssen Sie sich gelegentlich schriftstellerisch betätigen. Warum? Weil Ihr Chef es so will.

  • Entschuldigungsschreiben


    „Die Irrtümer des Menschen machen ihn eigentlich liebenswürdig“
    , fand unser Dichterfürst Johann Wolfgang von Goethe.

     

    Beachten Sie in diesem Satz bitte das Wörtchen „eigentlich“: Um seinen Mitmenschen nach einem mehr oder weniger großen Malheur wirklich noch sympathisch zu erscheinen, bedarf es nämlich eines kleinen, aber dennoch entscheidenden Schrittes: der auf den Fehler folgenden Entschuldigung.


  • Geburtstagsbriefe

    Der Geburtstag ist die zweite Chance nach Silvester, gute Vorsätze in die Tat umzusetzen." Die Erkenntnis des Schriftstellers Gerhard Uhlenbruck sollten Sie sich zu Herzen nehmen. Hatten Sie sich nicht schon des öfteren vorgenommen, das Verhältnis zu Ihrer Kundschaft enger zu gestalten? Eine Möglichkeit, Kunden und Geschäftspartner fester an Ihr Unternehmen zu binden, sind Gratulatio­nen zum Geburtstag.
  • Gehaltspoker

    „Ich wollte mal fragen, wie Sie mit mir zufrieden sind": Falls Sie Ihr Gehaltsgespräch mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem Chef mit einer solchen Frage beginnen, werden Sie im weiteren Verlauf keine guten Karten haben.

     

    Auch wenn Sie nicht genau wissen, welche Verbesserungen Sie anstreben, stehen die Chancen für einen erfolgreichen Abschluss ziemlich schlecht. Und der Hinweis darauf, was Ihre Kolleginnen und Kollegen verdienen, ist beim Gehaltspoker erst recht kontraproduktiv. Solche Vergleiche hört die Arbeitgeberseite überhaupt nicht gern.

  • Geschäftsbriefe auf Englisch

    Im Zeitalter der Globalisierung werden Sie des öfteren einen Geschäftsbrief auf Englisch verfassen müssen. Einige Regeln weichen dabei vom Deutschen ab. Eine weitere Schwierigkeit sind die Eigenheiten des britischen und amerikanischen Englisch.

    Doch keine Angst: Ganz gleich für welche Version Sie sich entscheiden: In dem jeweils anderen anglophonen Land werden Sie schon verstanden. Ebenfalls in Kanada, Australien, Neuseeland, Südafrika, wo die Muttersprache ebenfalls Englisch ist. Und natürlich auch von allen übrigen Empfängern, die sich des Englischen - ganz gleich in welcher nationalen Version – als Geschäftssprache bedienen.

  • Gratulationsschreiben

    „Hiermit möchten wir Ihnen zur Gründung Ihres Unternehmens vor 40 Jahren gratulieren und Ihnen und Ihrer Firma auch für die Zukunft viel Erfolg und alles erdenklich Gute wünschen.“ Mal ehrlich: Würden Sie sich über diese Zeilen freuen? Solche Glückwünsche liest man leider nur allzu häufig. Doch derart ideenlose Standardtexte sollten Sie niemandem zumuten. Sie geben dem Empfänger damit allenfalls das Gefühl, Sie als Absender würden Ihre Pflicht erfüllen – mehr aber auch nicht. Gekonnt formulierte Glückwunschschreiben sind dagegen ein Kommunikationsmittel von unschätzbarem Wert. Die Vorteile liegen auf der Hand....

  • Telefonate auf Englisch

    Wie sprechen Menschen mit Menschen? Aneinander vorbei." Das behauptete der Satiriker Kurt Tucholsky. Wenn in der Muttersprache Missverständnisse an der Tagesordnung sind, wie sieht es da erst in der Fremdsprache aus?

  • Telefonieren


    Der Brief ist ein unangemeldeter Besuch, ein unhöflicher Überfall", fand Friedrich Nietzsche. Über das Telefon hat sich der Philosoph zum Glück nie geäußert. Bei der fernmündlichen Kommunikation bleiben oft nur wenige Sekunden, um richtig zu reagieren. Dabei können Ferngespräche den Ausschlag geben, ob Sie beispielsweise einen neuen Geschäftskunden gewinnen - oder einen alten für immer vergrätzen.

  • Präsentieren

    Eine Präsentation ist immer auch die Möglichkeit, sich selbst zu präsentieren – vor allem, wenn Ihr Chef anwesend ist. Machen Sie aber bitte nicht den Fehler, Ihr Verhalten dort einzig auf diese eine Person auszurichten. Zuallererst geht es um die Inhalte und die Teilnehmer, die von Ihrem Beitrag profitieren wollen. Hier ist Ihr Chef nur einer unter vielen.