So werden die Meetings Ihres Chefs effizienter – dank Ihrer Einladungen!

Nahezu zwei Drittel ihrer Zeit verbringen Deutschlands Führungskräfte in Meetings. Viel schlimmer: Vier von fünf sind mit deren Verlauf überhaupt nicht zufrieden, schreibt der Informationsdienst Das Sekretärinnen-Handbuch.

Woran liegt das? Es beginnt schon bei der Vorarbeit: Ziele werden nicht exakt definiert, Teilnehmer fehlen oder sind einfach überflüssig, viele sind schlecht vorbereitet. So kommt es, dass nur bei jedem fünften Tagesordnungspunkt ein annehmbares Ergebnis erzielt wird!

Ein derartiges Desaster vermeiden Sie durch eine optimale Vorbereitung. Sie beginnt bereits mit dem Einladungstext. Der sollte so formuliert sein, wie Sie sich das Meeting vorstellen: straff, exakt, mit möglichst wenig Raum für Abschweifungen. Ihre Einladung sollte folgende Details enthalten:

• den Wochentag und das Datum;
• Beginn und Ende mit der jeweiligen Uhrzeit;
• den Raum mit Angabe von Gebäude und Etage;
• das Thema;
• die Agenda mit allen Tagesordnungspunkten.

Ganz wichtig: Setzen Sie einen Termin für die Rückmeldung der Teilnehmer! Diese Frist ist für alle verbindlich. Wer sich zu spät anmeldet, nimmt nicht teil.

Das wären also die Eckdaten. Fehlen noch diverse Anhänge zur Information der Teilnehmer:

• eine Liste sämtlicher Teilnehmer am Meeting;
• eine Zusammenfassung der Ergebnisse des letzten Meetings zum selben Thema (falls vorhanden)
• Informationen betreffend die Anforderungen an die Teilnehmer
• Regeln für das Meeting

Mit einigen wenigen unscheinbaren Vorgaben erhöhen Sie ohne großen Aufwand die Effektivität von Meetings:

• Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich: je weniger, desto effizienter. Laden Sie nur diejenigen ein, die auch mit dem Projekt zu tun haben.
  
• Formulieren Sie in der Agenda ein klares Besprechungsziel. So kann sich jeder Teilnehmer optimal vorbereiten.
  
• Bestehen Sie auf einer gewissenhaften Vorbereitung sämtlicher Mitwirkenden. Für eine dahingehende Ermahnung nutzen Sie den letzten Satz Ihrer Einladung. Beispiel: "Ich freue mich darauf, Sie alle am 3. Mai um 9 Uhr pünktlich und gut vorbereitet anzutreffen."
  
• Sprechen Sie, am besten in einem 'PS', ein Verbot für die Nutzung von Mobiltelefonen/Smartphones aus. Eigentlich ist eine solche Enthaltsamkeit selbstverständlich. Leider beweisen viele Meetings, dass sich ohne entsprechende Ermahnung nur wenige an das Verbot halten.

Zu allen routinemäßigen Besprechungen können Sie per E-Mail einladen. Dazu zählen: Teamsitzungen, Abteilungsbesprechungen, Bereichsleitermeetings, Projektbesprechungen sowie Vorstands- und Aufsichtsratsitzungen, denn diese sind interne Besprechungen.

Wenn Sie die E-Mail verschicken, dann geht die Mail von Ihrem Rechner raus. Sie sind also der Absender. Einladender ist in der Regel Ihr Chef. Das sollte aus dem Einladungstext eindeutig hervorgehen.

Verwenden Sie immer eine Anrede: "Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter". Oder ist Ihr Chef ein erklärter Teamplayer und bevorzugt flache Hierarchien? Dann laden Sie mit einem "Liebe Kolleginnen und Kollegen" ein. Alternativ können Sie auch schreiben: "Liebes Abteilungsteam".

Die Beantwortung der Frage, welcher Ort für Ihr Meeting der geeignete ist, dürfen Sie nicht dem Zufall überlassen. Die Raumauswahl hängt ab von der Länge der Besprechung, der Anzahl der Teilnehmer und gegebenenfalls der Image-Wirkung gegenüber Außenstehenden.

Hier gilt es bestimmte Faustregeln zu beachten:

• Suchen Sie für zwei bis fünf Personen einen Raum von mindestens zehn Quadratmeter Größe aus. Pro fünf Teilnehmer mehr planen Sie jeweils zehn Quadratmeter extra ein.
• Wählen Sie einen Raum mit quadratischer oder auch leicht rechteckiger Form, aber keinen Schlauch: Lange schmale Räume sind ungeeignet, da der Moderator die letzten Reihen nicht im Blick hat und zudem ständig geradeaus schauen muss.
• Durch ausschließlich künstliche Beleuchtung ermüden die Teilnehmer schneller. Wählen Sie daher einen Raum mit Tageslicht. Prüfen Sie auch, ob sich die Fenster öffnen lassen. Nicht nur Wachskerzen, auch Teilnehmer an Meetings benötigen regelmäßige Sauerstoffzufuhr zur Erleuchtung.
• Bei der Bestuhlung haben Sie die Wahl zwischen der parlamentarischen Anordnung (Reihenbestuhlung mit vorgelagerten Tischen), der Blockform (die Tische werden so zusammengerückt, dass sie mehrere kleine oder einen großen Block bilden) oder der aus dem Schulunterricht bekannten U-Form. Eine Alternative wäre die Variante komplett ohne Stühle.

Es müssen nicht immer Stühle sein

Besprechungen können Sie auch an Stehtischen abzuhalten. Da niemand lange in der unbequemen Position verharren will, werden Sie viel Zeit sparen. Eine Studie mit 111 Testgruppen an der University of Missouri belegt: Konferenzen ohne Stühle sind um ein Drittel kürzer als Sitzbesprechungen. Hinzu kommt der Effizienz-Bonus: Die Steher waren mit den Ergebnissen weitaus zufriedener als die Sitz-Gruppen.

Die Steh-Alternative bietet sich allerdings nur für interne Beratungen an.

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Ihre Meetings werden effizienter, wenn Sie rechtzeitig Regeln aufstellen. Diese werden an die Einladung angehängt. Beachten Sie aber, dass Auswärtige dies als Bevormundung empfinden könnten. Versenden Sie die Richtlinien daher nur an Mitarbeiter Ihres Unternehmens - und an solche Personen von außerhalb, zu denen Sie enge Beziehungen pflegen beziehungsweise mit denen Sie auf wirklich vertrautem Fuße stehen.

Ihre Meeting-Regeln könnten wie folgt lauten:

• Die Besprechung beginnt pünktlich, und der geplante Endtermin wird eingehalten.
• Alle Teilnehmer sind gut auf die Besprechung vorbereitet.
• Jeder kennt den Grund und die Ziele der Besprechung und weiß, warum er dabei ist.
• Die Regeln erfolgreicher Gesprächsführung werden von allen beachtet: Wir fassen uns kurz. Wir hören aktiv zu. Wir lassen andere ausreden. Wir formulieren unsere Beiträge verständlich. Wir bleiben sachlich. Wir schweifen nicht vom Thema ab. Wir verwenden keine Killerphrasen.
• Beschlüsse werden eingehalten, Hausaufgaben werden gemacht.

Nicht alle Meetings finden im firmeninternen Kreis statt. Kommen Teilnehmer aus dem Ausland hinzu, können Sie diese schlecht auf Deutsch einladen - vor allem, wenn das Meeting in der Fremdsprache abgehalten wird. Hier ist ein Beispieltext für eine Einladung zu einem Meeting auf Englisch:

Dear colleagues,

you have already marked the date of the next project meeting in your diaries. Here is the confirmation with the agenda.

Date: Wednesday, 3 February xxxx

Time: 9:00 a.m. until 12:30 p.m.

Place: Conference room 2

Subject: Liquidation of stock inventory

Agenda: Approval of the minutes of the last meeting; ABC analysis; just-in-time concept (proposal Dr. Bergmeier)

The minutes of the last meeting are attached. The list of participants is attached as well.

I will see you on 3 February at 9 o'clock.

Regards, … (project leader)

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